Le “osservazioni” ex art. 10‑bis L. 241/1990 sono il mezzo previsto dalla legge per consentire agli interessati di partecipare al procedimento amministrativo prima che l’amministrazione adotti un provvedimento. In pratica, l’amministrazione dà conoscenza dei documenti o degli elementi rilevanti e apre un termine per presentare osservazioni (osservazioni scritte o anche verbalmente), in modo che le ragioni degli interessi coinvolti possano essere valutate prima della decisione finale.
Caratteristiche principali:
– Sono strumento di partecipazione preventiva e non costituiscono impugnazione giurisdizionale, ma sono rivolte all’autorità procedente.
– Hanno funzione informativa e persuasiva: l’amministrazione deve prenderle in considerazione e motivare conseguentemente la propria decisione, ma non è obbligata ad accoglierle.
– La mancata considerazione o la valutazione apparentemente irragionevole può costituire motivo di illegittimità del provvedimento e quindi essere rilevata in sede giurisdizionale.
Consiglio pratico: presentare osservazioni per iscritto, documentate e nei termini fissati dall’amministrazione, e conservare ricevute/pec per poter dimostrare la partecipazione al procedimento.
Come scrivere osservazioni ex art. 10-bis della Legge 241/1990
L’art. 10‑bis della legge 241/1990 riconosce ai soggetti legittimati la possibilità di partecipare al procedimento amministrativo presentando osservazioni; perché tali osservazioni siano efficaci e possano essere correttamente valutate dall’amministrazione, è opportuno che contengano una serie di elementi essenziali che ne consentano l’identificazione, la valutazione del merito e l’istruttoria probatoria. In primo luogo la comunicazione deve indicare con chiarezza l’identità del soggetto che presenta le osservazioni: nome e cognome se persona fisica, denominazione sociale se persona giuridica, codice fiscale o partita IVA, indirizzo per le comunicazioni e, quando possibile, un recapito pec o indirizzo email. Se chi interviene è rappresentato da un avvocato o da altro procuratore, le osservazioni devono riportare i dati del rappresentante e allegare la procura o altro documento idoneo a dimostrare il mandato; in mancanza, l’amministrazione potrebbe non ritenere valida la rappresentanza o sospendere l’efficacia della comunicazione in attesa di chiarimenti.
Deve essere chiaramente richiamato l’atto, il procedimento o la comunicazione cui le osservazioni si riferiscono: numero di protocollo, data della comunicazione di avvio, oggetto del procedimento, ufficio o struttura destinataria della presentazione. Una precisa indicazione del riferimento procedimentale consente all’amministrazione di associare le osservazioni alla pratica corretta evitando ricerche e ritardi e permette al soggetto che presenta di contestualizzare i fatti e le richieste. Accanto all’indicazione formale è poi indispensabile esporre in modo articolato i fatti rilevanti e la ricostruzione fattuale ritenuta corretta dal proponente, con tempistica e riferimenti documentali quando esistenti; le osservazioni devono spiegare con chiarezza quale è l’interesse proprio o il diritto che si intende tutelare, cioè la legittimazione sostanziale alla partecipazione, e illustrare perché la decisione prospettata o l’atto in corso incidono su tale interesse.
Sotto il profilo giuridico le osservazioni devono contenere i motivi e le argomentazioni di diritto che sorreggono la posizione del proponente: richiamo alle norme rilevanti, a principi generali, a criteri di discrezionalità amministrativa o a precedenti giurisprudenziali pertinenti, con spiegazione dell’applicazione di tali norme al caso concreto. Le deduzioni giuridiche vanno collegate ai fatti esposti e, ove possibile, supportate da riferimenti precisi a norme e decisioni che ne rafforzino la fondatezza. Le osservazioni sono più persuasive se corredate da elementi probatori: documenti, certificazioni, perizie, dichiarazioni sottoscritte, mappe o ogni altro mezzo utile a comprovare le circostanze invocate; tali documenti devono essere indicati nell’atto e allegati in copia, con eventuale richiesta che siano acquisiti agli atti del procedimento. Quando si producono documenti che contengono dati personali o informazioni sensibili o che si ritengono coperte da segreto commerciale, è opportuno esplicitare la natura riservata delle informazioni e motivare la richiesta di tutela della riservatezza, indicando quali parti si ritiene debbano essere tenute segrete e perché, in modo che l’amministrazione possa valutare e adottare misure di protezione.
Le osservazioni devono formulare in modo esplicito le richieste operative verso l’amministrazione: chiarire quale decisione, atto integrativo o misura si chiede, se si richiede l’acquisizione di ulteriori elementi istruttori, la convocazione per un’audizione, l’accesso a documenti specifici o la fissazione di termini per ulteriori integrazioni. È utile che la richiesta sia formulata in termini concreti e motivati, specificando anche eventuali soluzioni alternative o proposte di compromesso procedurale che possano agevolare una rapida conclusione del procedimento. Occorre inoltre indicare la volontà o meno di avvalersi di eventuali forme di partecipazione orale (udienza, audizione), perché in molte procedure la richiesta espressa di essere ascoltati può condizionare l’inserimento del richiedente nel calendario delle audizioni.
Sul piano formale le osservazioni dovrebbero essere datate e sottoscritte dal soggetto che le presenta o dal suo rappresentante; la sottoscrizione e la dichiarazione di veridicità dei fatti esplicitano la responsabilità del contenuto e rendono possibile, ove rilevante, l’applicazione delle disposizioni in materia di dichiarazioni mendaci (ad esempio quelle previste dal DPR n. 445/2000), oltre a facilitare le notificazioni e i contatti da parte dell’amministrazione. È consigliabile allegare copia di un documento di identità quando la posizione di legittimazione non è ovvia o quando la normativa locale richieda presenze documentali atte a verificare l’identità del soggetto. Va altresì indicato il recapito al quale si vogliono ricevere comunicazioni relative al procedimento, con l’esplicita indicazione della PEC se si desidera che le comunicazioni siano inviate elettronicamente con valore legale.
Infine, dal punto di vista pratico e procedurale, è importante rispettare i termini che l’amministrazione fissa per la presentazione delle osservazioni e adempiere alle eventuali modalità di deposito previste (modalità telematiche, PEC, consegna a mano con protocollo). L’omissione delle informazioni essenziali può rendere le osservazioni meno efficaci o addirittura inidonee a essere valutate tempestivamente: un’esposizione vaga e priva di documentazione rende più difficile per l’amministrazione valutare la rilevanza e l’ammissibilità degli argomenti proposti, mentre una presentazione completa facilita l’esercizio del diritto di partecipazione e contribuisce a una decisione amministrativa informata e motivata. Per questi motivi è buona prassi redigere le osservazioni in modo chiaro e puntuale, accompagnandole con copia dei documenti citati, con eventuale procura se si agisce per persona altrui, e conservando prova dell’avvenuta trasmissione.
Fac simile osservazioni ex art. 10-bis della Legge 241/1990
Oggetto: Osservazioni ai sensi dell’art. 10‑bis L. 7 agosto 1990, n. 241
Rif. procedimento n. __________ / Prot. n. __________
Amministrazione destinataria: _______________________________
Il/La sottoscritto/a _______________________________________________________
nato/a a __________________ il __/__/____, residente in _______________________
C.F. __________________, telefono __________________, e‑mail __________________
in qualità di (indicare: interessato, portatore di interessi diffusi/collettivi, legale rappresentante di __________, ecc.) _______________,
pec/posta elettronica: _________________________________,
premesso che
1) con nota/provvedimento del __________, prot. n. __________, l’Amministrazione ha avviato/assunto (descrivere brevemente l’oggetto e le circostanze del procedimento amministrativo);
2) in data __________ è stata trasmessa la comunicazione di avvio del procedimento/conoscenza dell’atto (o altro atto rilevante) a cui si riferiscono le presenti osservazioni;
ai sensi e per gli effetti dell’art. 10‑bis della legge 7 agosto 1990, n. 241,
presenta le seguenti
OSSERVAZIONI
I. Fatti e circostanze rilevanti
1. (Descrivere in modo chiaro e sintetico i fatti rilevanti e la posizione del proponente rispetto al procedimento).
2. (Indicazione di eventuali atti pregressi, prove, misure già adottate, interessi tutelati).
II. Motivi di diritto e di merito
1. (Illustrare le ragioni giuridiche e tecniche che giustificano le osservazioni: normative applicabili, principi di diritto amministrativo, eventuali vizi d’istruttoria, difetto di motivazione, violazione di legge o di istruttoria).
2. (Se del caso, contestare presunte valutazioni tecniche, discrezionali o perentorietà dei termini; indicare argomenti e riferimenti normativi/giurisprudenziali rilevanti).
3. (Eventuali proposte alternative di soluzione meno gravose o tecnicamente migliori: misure mitigatrici, soluzioni compensative, modalità attuative alternative).
III. Prove e documenti
1. Si allegano i seguenti documenti a sostegno delle osservazioni:
– documento 1: ______________________________________________________
– documento 2: ______________________________________________________
– (elencare eventuali perizie tecniche, certificazioni, documenti d’archivio, planimetrie, fotografie, ecc.).
2. (Eventuale richiesta di acquisizione di documenti in possesso dell’Amministrazione o di svolgimento di ulteriori accertamenti tecnici).
IV. Richieste
Alla luce di quanto sopra, il/la sottoscritto/a
1. chiede che le presenti osservazioni siano prese in considerazione ai fini dell’istruttoria e del provvedimento finale;
2. chiede che l’Amministrazione (barrare o specificare la richiesta):
– proceda all’annullamento/rigetto del provvedimento in via di adozione;
– proceda alla modifica del provvedimento come segue: ___________________;
– valuti le proposte alternative indicate al punto II.3;
– si provveda ad acquisire i documenti elencati al punto III.1;
– si disponga l’espletamento di una audizione/intervento tecnico (indicare se si richiede audizione orale o sopralluogo): ___________________;
3. si riserva ogni ulteriore diritto e/o azione a tutela dei propri interessi, inclusa la richiesta di accesso agli atti ai sensi della normativa vigente.
V. Comunicazioni
Si chiede che ogni comunicazione relativa al presente procedimento sia inviata al seguente indirizzo (barrare):
– PEC: __________________________
– posta ordinaria: __________________________
– e‑mail: __________________________
P.Q.M.
Si richiedono l’accoglimento delle osservazioni sopra esposte e l’adozione dei provvedimenti conseguenti in conformità alle richieste indicate.
Luogo, data _______________
Firma ________________________________________
Allegati:
1) ______________________
2) ______________________
3) ______________________