Fac simile istanza ex art 127-ter c.p.c.

L’istanza ex art. 127-ter c.p.c. è la richiesta con cui una parte chiede che un’udienza civile sia sostituita dal deposito telematico di note scritte, contenenti le istanze e le conclusioni delle parti, senza comparizione fisica o collegamento da remoto.

La sostituzione non è automatica: viene disposta dal giudice, che stabilisce un termine perentorio per il deposito. Se le note non vengono depositate, possono derivarne conseguenze processuali, come la mancata considerazione delle richieste della parte o, nei casi previsti, l’estinzione del procedimento.

Come scrivere istanza ex art 127-ter c.p.c.

L’istanza prevista dall’art. 127-ter c.p.c. è l’atto con cui una parte chiede che un’udienza già fissata, oppure un’udienza che il giudice intenderebbe trattare in presenza, venga sostituita dal deposito telematico di note scritte. Occorre però distinguere l’istanza con cui si chiede la sostituzione dell’udienza dalle note scritte che saranno eventualmente depositate in luogo della comparizione. La prima serve a sollecitare o a rappresentare al giudice l’opportunità della trattazione scritta; le seconde costituiscono l’atto processuale destinato a sostituire l’attività che sarebbe stata compiuta in udienza.

L’istanza deve anzitutto individuare con precisione l’ufficio giudiziario, la sezione, il giudice, il numero di ruolo generale del procedimento e le parti costituite. Devono essere indicati anche il nome del difensore che deposita l’atto, il codice fiscale o gli altri dati identificativi richiesti dal sistema telematico e, quando necessario, la parte rappresentata. È opportuno riportare esattamente la data dell’udienza che si chiede di sostituire, la sua natura e la fase processuale nella quale il procedimento si trova, così da evitare che la richiesta venga riferita a un’udienza diversa o a un’attività processuale non compatibile con la trattazione scritta.

Il nucleo dell’istanza deve consistere nella richiesta chiara e univoca di sostituire l’udienza con il deposito di note scritte ai sensi dell’art. 127-ter c.p.c. La formula non deve essere generica. È preferibile precisare se si chiede la sostituzione dell’udienza già calendarizzata, indicando la relativa data, oppure se si aderisce a una modalità di trattazione scritta già disposta dal giudice. Nel caso in cui il giudice abbia già emesso un provvedimento che dispone la sostituzione dell’udienza, l’atto della parte non è propriamente una nuova istanza introduttiva, ma costituisce il deposito delle note scritte nel termine assegnato.

La richiesta deve essere coerente con il presupposto sostanziale dell’art. 127-ter c.p.c., vale a dire che non sia necessaria la presenza fisica di soggetti diversi dai difensori, dalle parti, dal pubblico ministero o dagli ausiliari del giudice. Nell’istanza è quindi opportuno spiegare, anche in modo sintetico, che l’udienza non richiede l’assunzione di prove orali, l’interrogatorio libero delle parti, il giuramento, l’audizione di un testimone, la comparizione personale della parte, l’espletamento di attività affidate a un ausiliario o qualsiasi altro adempimento incompatibile con una trattazione esclusivamente documentale. Se, invece, la presenza personale della parte o di un terzo è effettivamente necessaria, la sostituzione non dovrebbe essere richiesta, perché il giudice potrebbe rigettare l’istanza o disporre comunque la comparizione.

Quando l’istanza non coincide con le note sostitutive, è possibile indicare le ragioni concrete per cui la trattazione scritta appare sufficiente. Per esempio, si può precisare che l’udienza è destinata alla precisazione delle conclusioni, alla discussione di questioni già documentate, alla verifica della regolarità delle notificazioni, alla richiesta di un provvedimento meramente ordinatorio oppure alla trattazione di una questione che non richiede interlocuzione orale. La motivazione non deve trasformarsi in una memoria difensiva: deve limitarsi a giustificare l’ammissibilità e l’utilità della modalità scritta.

Se l’atto depositato è invece destinato a sostituire concretamente l’udienza, il suo contenuto è più ristretto. L’art. 127-ter c.p.c. stabilisce infatti che le note devono contenere le sole istanze e conclusioni. Ciò significa che non dovrebbero essere utilizzate per introdurre nuove domande, nuove eccezioni, nuovi fatti, nuove produzioni documentali o una nuova e articolata esposizione delle difese. Le note devono rappresentare ciò che la parte avrebbe chiesto o dichiarato in udienza, non una memoria sostitutiva degli atti introduttivi o delle memorie previste per le diverse fasi del processo.

Per “istanze” devono intendersi le richieste processuali rivolte al giudice. La parte può, per esempio, chiedere che il giudice ammetta i mezzi istruttori già ritualmente richiesti, disponga un rinvio per una specifica ragione processuale, conceda i termini previsti dalla legge, dichiari la contumacia o la regolarità della costituzione, prenda atto della rinuncia a una determinata richiesta, disponga la rimessione della causa in decisione oppure adotti il provvedimento coerente con la fase processuale. Ogni richiesta deve essere formulata in modo concreto, evitando espressioni indeterminate come “si insiste per quanto già dedotto” quando non sia chiaro quale provvedimento si domandi effettivamente.

Le “conclusioni” sono invece le determinazioni finali della parte rispetto all’esito del procedimento o della fase in corso. Devono essere riportate in forma precisa, possibilmente riproducendo le conclusioni già formulate negli atti processuali precedenti e aggiornandole soltanto quando ciò sia consentito dalla fase processuale. In una causa di merito potranno riguardare l’accoglimento o il rigetto delle domande, delle eccezioni e delle domande riconvenzionali; in una fase istruttoria potranno riguardare l’ammissione o la prosecuzione dei mezzi di prova; in una fase decisoria potranno consistere nella richiesta di accoglimento delle conclusioni già precisate e nella condanna alle spese. Non è opportuno affidare alle note una ricostruzione completa della controversia, perché il giudice potrebbe considerare eccedenti le argomentazioni estranee alla funzione propria dell’atto.

L’istanza o le note devono indicare con chiarezza la posizione processuale della parte. Il difensore dovrebbe specificare se deposita per l’attore, per il convenuto, per il ricorrente, per il resistente, per il chiamato o per altra parte costituita. Se vi sono più parti assistite dallo stesso difensore, è necessario chiarire per conto di quali soggetti l’atto viene depositato. Quando la parte intende modificare, ridurre o abbandonare una richiesta già presentata, la dichiarazione deve essere espressa in termini non equivoci, soprattutto se può produrre effetti processuali o sostanziali, come la rinuncia a una domanda, a un’eccezione o a un mezzo istruttorio.

Particolare attenzione deve essere prestata alle richieste di provvedimenti che presuppongono un contraddittorio orale o la presenza delle parti. Se l’istanza riguarda, per esempio, l’interrogatorio libero, un tentativo di conciliazione, una dichiarazione personale della parte, l’assunzione di una prova o una discussione su questioni che il giudice ritenga non adeguatamente trattabili per iscritto, è preferibile chiedere espressamente che l’udienza venga mantenuta in presenza oppure che il giudice fissi una nuova udienza. Non è corretto utilizzare l’istanza ex art. 127-ter c.p.c. per eludere un’attività che richiede la partecipazione diretta dei soggetti processuali.

L’atto deve essere sottoscritto dal difensore con firma digitale e depositato nel fascicolo telematico del procedimento secondo il formato e il deposito previsto dal processo civile telematico. Nel deposito è necessario selezionare una tipologia di atto compatibile con il contenuto effettivo, indicando correttamente il procedimento e l’evento processuale di riferimento. La mera trasmissione mediante posta elettronica certificata, se non accompagnata dal corretto deposito nel fascicolo telematico, non assicura di per sé la validità dell’adempimento processuale. È inoltre prudente verificare l’esito dei controlli automatici e dell’accettazione da parte della cancelleria, conservando le ricevute di deposito e le comunicazioni telematiche.

Il rispetto del termine è essenziale. Le note devono essere depositate entro il termine perentorio stabilito dal giudice nel provvedimento che dispone la sostituzione dell’udienza. Il termine non può essere trattato come una semplice indicazione organizzativa: il deposito tardivo può comportare l’inefficacia dell’atto, la mancata considerazione delle richieste e, nei casi previsti dalla disciplina, conseguenze sul prosieguo del procedimento. Se nessuna parte deposita le note nel termine assegnato, il giudice può procedere secondo i meccanismi previsti dall’art. 127-ter c.p.c., compresa l’assegnazione di un nuovo termine e, in mancanza di deposito anche successivamente, l’adozione dei provvedimenti conseguenti alla mancata partecipazione alla trattazione scritta.

È importante non confondere la richiesta della parte con il potere del giudice di disporre la sostituzione dell’udienza. L’istanza non attribuisce automaticamente alla parte il diritto di non comparire e non produce, da sola, l’effetto di trasformare l’udienza in trattazione scritta. La sostituzione deve risultare dal provvedimento del giudice oppure rientrare nella specifica modalità processuale già comunicata alle parti. Fino a quando non vi sia un provvedimento giudiziale o un’indicazione processuale inequivoca, la parte dovrebbe considerare ferma l’udienza originariamente fissata, evitando di confidare esclusivamente nell’avvenuto deposito dell’istanza.

In sostanza, un’istanza correttamente redatta deve identificare senza ambiguità il procedimento e l’udienza interessata, indicare la parte e il difensore che la presentano, chiedere espressamente la sostituzione dell’udienza con note scritte, rappresentare perché non sia necessaria la presenza fisica dei soggetti processuali e formulare, quando occorre, le richieste e le conclusioni che si intendono sottoporre al giudice. Se l’atto costituisce direttamente le note sostitutive, deve essere particolarmente sintetico e limitato alle sole istanze e conclusioni, senza trasformarsi in una nuova memoria difensiva o in un atto destinato a introdurre temi non precedentemente dedotti.