Il preventivo banqueting è un documento che stima i costi previsti per l’organizzazione di un evento che include servizi di ristorazione, noto anche come banqueting. Questo tipo di servizio è molto comune in occasioni speciali come matrimoni, feste di laurea, anniversari, eventi aziendali, ecc.
Nel preventivo banqueting sono inclusi vari elementi come il costo del cibo e delle bevande, le spese per il personale di servizio (camerieri, cuochi, ecc.), il noleggio di attrezzature e spazi, e qualsiasi altro costo che potrebbe essere associato all’evento come la decorazione, l’intrattenimento, ecc.
Il preventivo serve per dare al cliente un’idea chiara del costo totale dell’evento, permettendogli di pianificare il budget in anticipo. Inoltre, esso serve anche per stabilire un accordo tra il fornitore del servizio di banqueting e il cliente riguardo a ciò che sarà fornito e a quale costo.
È importante notare che il preventivo banqueting dovrebbe essere personalizzato in base alle esigenze specifiche del cliente, poiché ogni evento ha requisiti e aspettative differenti.
Come scrivere preventivo banqueting
Un preventivo banqueting è uno strumento fondamentale per fornire al cliente un’idea chiara del costo del servizio di catering per un evento. Ecco una serie di informazioni che devono essere incluse in un preventivo banqueting:
1. Informazioni di contatto: Il preventivo dovrebbe iniziare con le informazioni di contatto sia del fornitore che del cliente. Questo include i nomi, gli indirizzi, i numeri di telefono e gli indirizzi email.
2. Dettagli dell’evento: Questo include la data, l’ora e il luogo dell’evento, il numero di ospiti e qualsiasi altra informazione rilevante.
3. Descrizione del servizio: Questa sezione dovrebbe elencare in dettaglio i servizi che saranno forniti. Questo può includere il tipo di cibo e bevande, il servizio di allestimento e smontaggio, il personale di servizio, l’equipaggiamento incluso, ecc.
4. Costo del servizio: Il preventivo dovrebbe fornire una ripartizione dettagliata dei costi. Questo può includere il costo per persona, il costo del personale di servizio, il costo dell’attrezzatura, ecc.
5. Termini di pagamento: Questa sezione dovrebbe elencare i termini di pagamento, compresi i termini di deposito, il saldo dovuto e le modalità di pagamento accettate.
6. Condizioni di cancellazione: Il preventivo dovrebbe includere informazioni sulle condizioni di cancellazione o modifica del servizio.
7. Assicurazione e permessi: Se applicabile, il preventivo dovrebbe includere informazioni sull’assicurazione del fornitore e sui permessi necessari per l’evento.
8. Riferimenti o testimonianze: Molti fornitori includeranno riferimenti o testimonianze da clienti precedenti per dare al potenziale cliente una maggiore fiducia nel loro servizio.
9. Firma: Infine, il preventivo dovrebbe includere uno spazio per la firma del cliente per indicare l’accettazione del preventivo e dei suoi termini.
È importante ricordare che un preventivo banqueting deve essere personalizzato per ogni evento e cliente. Ciascun evento ha esigenze e richieste specifiche che devono essere prese in considerazione nella stesura del preventivo.
Esempio preventivo banqueting
Preventivo Banqueting
Gentile Cliente,
Grazie per aver scelto i nostri servizi di banqueting. Siamo lieti di presentarvi il seguente preventivo per il vostro evento.
1. Servizio di Catering
Verrà fornito un servizio di catering completo che comprende un menù di quattro portate, composto da antipasti, primo, secondo con contorno e dessert. Il costo per persona è di 50€. Per 100 persone, il totale sarà quindi di 5000€.
2. Bevande
Il pacchetto bevande include acqua, vino, caffè e un cocktail di benvenuto. Il costo per persona è di 15€. Per 100 persone, il totale sarà quindi di 1500€.
3. Noleggio Attrezzature
Questo include il noleggio di tavoli, sedie, tovaglie, posate, bicchieri e tutto il necessario per il servizio. Il costo totale per il noleggio delle attrezzature è di 500€.
4. Personale di Servizio
Saranno presenti 4 camerieri, 1 caposala e 1 barman per tutto l’arco dell’evento. Il costo totale per il personale di servizio è di 600€.
5. Montaggio e Smontaggio
Il costo per il montaggio e smontaggio dell’evento è di 200€.
6. Trasporto
Il costo per il trasporto delle attrezzature e del cibo è di 150€.
In totale, il costo per il servizio di banqueting per 100 persone è di 7950€. Questo preventivo non include eventuali costi aggiuntivi per richieste speciali o modifiche al menù o al servizio.
Vi preghiamo di notare che questo preventivo è valido per 30 giorni dalla data di emissione e che è richiesto un deposito del 30% al momento della conferma dell’evento.
Per qualsiasi domanda o ulteriori dettagli, non esitate a contattarci.
Cordiali saluti,
[Il tuo nome]
Esperto di Banqueting
Modello preventivo banqueting
Modello di Preventivo Banqueting
[Logo dell’azienda]
Indirizzo dell’azienda:
Telefono:
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Sito Web:
Preventivo Banqueting n°: [numero del preventivo]
Data: [data]
Cliente:
Nome e Cognome:
Indirizzo:
Telefono:
Email:
Dettagli dell’Evento:
Data dell’Evento:
Luogo dell’Evento:
Numero di Ospiti:
Descrizione dei Servizi
1) Servizio Catering:
- Menu: [Dettagli sul menu, ad esempio, antipasti, primi, secondi, dolci]
- Bevande: [Dettagli sulle bevande, ad esempio, vino, acqua, caffè]
Costo Totale Servizio Catering: [Costo]
2) Noleggio Attrezzature:
- Tavoli: [Numero e costo]
- Sedie: [Numero e costo]
- Tovaglie: [Numero e costo]
- Stoviglie: [Numero e costo]
- Altro: [Dettagli e costo]
Costo Totale Noleggio Attrezzature: [Costo]
3) Servizio Personale:
- Camerieri: [Numero e costo]
- Cuochi: [Numero e costo]
- Personale di Supporto: [Numero e costo]
Costo Totale Servizio Personale: [Costo]
4) Organizzazione Evento:
- Pianificazione: [Costo]
- Coordinamento: [Costo]
- Gestione: [Costo]
Costo Totale Organizzazione Evento: [Costo]
Costo Totale del Preventivo Banqueting: [Costo]
Termini e Condizioni
- Questo preventivo è valido per [numero] giorni dalla data di emissione.
- Il pagamento deve essere effettuato entro [durata] giorni dopo l’evento.
- Qualsiasi modifica al preventivo deve essere concordata e approvata da entrambe le parti per iscritto.
Firma del Cliente:__ Data:
Firma del Fornitore:____ Data:
Grazie per aver considerato [nome dell’azienda] per il vostro evento. Speriamo di avere l’opportunità di servirvi.
Nota: Questo è un preventivo, non una fattura. Il prezzo finale potrebbe variare in base alle richieste specifiche del cliente.
Conclusioni
In conclusione, redigere un preventivo banqueting efficace richiede un’attenta considerazione di vari fattori, tra cui la comprensione delle esigenze del cliente, la precisione nella stima dei costi, la chiarezza nella descrizione dei servizi offerti e la professionalità nella presentazione. È essenziale far sentire i clienti valorizzati e capiti, fornendo preventivi dettagliati che riflettono una profonda comprensione delle loro necessità. Un preventivo accurato e ben formulato non solo aumenta le possibilità di ottenere l’incarico, ma contribuisce anche a costruire un’immagine professionale e affidabile che può portare a future opportunità di business. Ricorda, la chiave è ascoltare, capire, stimare e presentare in modo professionale.