Una scrittura privata di prestito a dipendente è un accordo redatto in forma scritta tra un datore di lavoro e un suo dipendente, attraverso il quale il datore concede al dipendente una somma di denaro a titolo di prestito. Questo documento stabilisce le condizioni del prestito, come l’importo, il tasso di interesse (se previsto), le modalità e i tempi di restituzione, eventuali garanzie e le conseguenze in caso di mancato pagamento. La scrittura privata, pur non necessitando di registrazione notarile, ha valore legale tra le parti e può essere utilizzata come prova in caso di controversie.
Come fare una scrittura privata prestito a dipendente
Una scrittura privata relativa a un prestito concesso a un dipendente rappresenta un accordo tra datore di lavoro e lavoratore che deve necessariamente contenere una serie di informazioni fondamentali per essere valida, efficace e tutelare entrambe le parti sia sotto il profilo civilistico che sotto quello fiscale e lavoristico.
Innanzitutto, la scrittura deve identificare con estrema precisione le parti coinvolte. Devono quindi essere riportati i dati anagrafici completi del datore di lavoro o dell’azienda, come denominazione sociale, sede legale, codice fiscale o partita IVA, nonché quelli del dipendente, inclusi nome, cognome, data e luogo di nascita, residenza e codice fiscale. Questa identificazione è fondamentale per evitare qualsiasi ambiguità sulle persone fisiche o giuridiche che assumono obblighi e diritti derivanti dal contratto.
Il documento deve poi descrivere in modo dettagliato l’oggetto del contratto, ovvero il prestito di una determinata somma di denaro. Pertanto, è necessario indicare chiaramente l’importo esatto del prestito, specificando sia la cifra numerica che quella in lettere per maggiore certezza. È opportuno precisare la valuta in cui il prestito viene erogato e la data in cui viene materialmente consegnata o accreditata la somma al dipendente. Nel caso di corresponsione tramite bonifico bancario, sarebbe utile riportare anche gli estremi della transazione.
Un altro elemento fondamentale riguarda le condizioni di restituzione. Occorre stabilire la durata del prestito, ovvero il termine entro cui il dipendente dovrà restituire la somma ricevuta, nonché le modalità della restituzione stessa. È necessario indicare se la restituzione avverrà in un’unica soluzione o mediante rate periodiche, specificando l’importo e la scadenza di ciascuna rata, la frequenza (ad esempio mensile), e il metodo di pagamento, che spesso nei rapporti di lavoro si realizza tramite trattenuta diretta sullo stipendio. Va chiarito anche se il prestito è fruttifero o infruttifero, cioè se sono previsti interessi a carico del dipendente per la somma ricevuta; in caso affermativo, la scrittura deve indicare il tasso di interesse applicato e le relative modalità di calcolo. Se il prestito è infruttifero questa circostanza deve essere esplicitamente dichiarata per evitare futuri contenziosi.
La scrittura privata deve inoltre prevedere eventuali garanzie richieste al dipendente a tutela della restituzione del prestito, come ad esempio la cessione del trattamento di fine rapporto (TFR) o altre forme di garanzia, illustrando i meccanismi di escussione in caso di mancata restituzione. È altresì importante disciplinare l’ipotesi in cui il rapporto di lavoro dovesse cessare prima dell’estinzione del debito, definendo le modalità di recupero del credito residuo, la possibilità di compensazione con crediti maturati dal dipendente verso il datore di lavoro e ogni altra procedura concordata tra le parti.
Non meno rilevante è la previsione delle conseguenze in caso di inadempimento, quali l’applicazione di interessi di mora, la decadenza dal beneficio del termine o altre misure sanzionatorie eventualmente pattuite. La scrittura privata deve inoltre essere datata e sottoscritta da entrambe le parti per conferire certezza alla data e autenticità all’accordo. Nella prassi, si consiglia la sottoscrizione per esteso e, se possibile, la presenza di testimoni o la successiva registrazione presso l’Agenzia delle Entrate per attribuire data certa.
Infine, è opportuno inserire una clausola sulla riservatezza e sul trattamento dei dati personali, in conformità alle normative vigenti, nonché richiamare espressamente la volontà delle parti di regolare il rapporto secondo la disciplina civilistica e, se necessario, secondo la normativa fiscale e quella relativa al rapporto di lavoro subordinato.
In presenza di tutte queste informazioni, la scrittura privata risulterà completa, chiara e idonea a tutelare sia il datore di lavoro che il dipendente, evitando possibili equivoci, contestazioni o problematiche future sia dal punto di vista formale che sostanziale.
Fac simile scrittura privata prestito a dipendente
SCRITTURA PRIVATA DI PRESTITO TRA DATORE DI LAVORO E DIPENDENTE
Tra
La Società ___________________________ con sede legale in ___________________________ (_____), via ___________________________ n. _____, codice fiscale e partita IVA ___________________________, in persona del legale rappresentante pro tempore Sig./Sig.ra ___________________________, nata a ___________________________ il __/__/_____, C.F. ___________________________, di seguito denominata “Datore di Lavoro”;
e
Il/La Sig./Sig.ra ___________________________, nato/a a ___________________________ il __/__/_____, residente in ___________________________ (_____), via ___________________________ n. _____, C.F. ___________________________, dipendente della Società sopra indicata con mansione di ___________________________, di seguito denominato/a “Dipendente”;
Premesso che
– il Dipendente ha richiesto al Datore di Lavoro un prestito personale per proprie necessità;
– il Datore di Lavoro si è dichiarato disponibile a concedere il suddetto prestito alle condizioni di seguito precisate;
SI CONVIENE E SI STIPULA QUANTO SEGUE
1. Il Datore di Lavoro concede al Dipendente, che accetta, un prestito della somma di € ____________ (euro _________________________).
2. La somma verrà erogata in un’unica soluzione in data __/__/____ mediante ___________________________ (bonifico bancario/assegno/altro).
3. Il prestito è concesso a titolo ___________________________ (gratuito/onerosità con interesse annuo del __%).
4. Il Dipendente si impegna a restituire la somma ricevuta in n. ____ rate mensili di € __________ ciascuna, a partire dal mese di ________________, mediante
□ trattenuta sullo stipendio
□ bonifico bancario sul conto corrente del Datore di Lavoro IBAN ___________________________
□ altra modalità: ___________________________.
5. In caso di cessazione del rapporto di lavoro, per qualsiasi motivo, il residuo debito sarà immediatamente esigibile.
6. Il mancato pagamento anche di una sola rata darà diritto al Datore di Lavoro di richiedere l’immediato pagamento dell’intero importo residuo.
7. Ogni spesa relativa alla presente scrittura privata è a carico del ___________________________.
8. Per qualsiasi controversia la competenza territoriale è esclusivamente del Foro di ___________________________.
Letto, confermato e sottoscritto.
Luogo e data ___________________
Il Datore di Lavoro
___________________________
Il Dipendente
___________________________